KSeF bez wysiłku? Automatyzuj faktury
Z praktyki implementacyjnej jedno rzuca się w oczy – największym problemem nie jest sam KSeF, tylko to, co dzieje się wokół niego. System funkcjonuje stabilnie. Chaos zaczyna się w firmowych procesach.
W wielu firmach obieg faktur ma zbliżony schemat. Dokument przychodzi mailem, ktoś go zapisuje lokalnie, ktoś inny przepisuje dane, a na końcu trzeba jeszcze zweryfikować, czy wszystko się zgadza. Niby funkcjonuje, ale przy większej skali system przestaje być wydolny.
KSeF ten problem uwidacznia. Nie daje już możliwości na częściowe rozwiązania i działanie ad hoc.
Dlatego wdrożenie nie powinno zaczynać się od systemu, tylko od uporządkowania procesu. U jednego z naszych klientów dopiero po audytowaniu wyszło, ile czasu było tracone na ręczne wprowadzanie danych. Po zmianie podejścia księgowanie, które wcześniej zajmowało kilka dni, zaczęło zamykać się w tym samym dniu.
Największy efekt daje Program do KSeF Dokument trafia do systemu, dane są odczytywane i przekazywane dalej bez udziału człowieka. Nieskomplikowane. I właśnie ta automatyzacja robi największą różnicę.
Na początku występuje opór – to naturalne. Zmiana sposobu pracy zawsze budzi wątpliwości. Ale po krótkim czasie okazuje się, że nikt nie chce wracać do ręcznego wprowadzania faktur i manualnej weryfikacji.
Największy błąd, jaki można popełnić, to uznanie KSeF jedynie jako obowiązku do odhaczenia. Wtedy robi się minimum i zostaje z tym bałagan na lata. Jeśli jednak potraktuje się ten moment na uporządkowanie procesów, efekty są widoczne niemal od razu – mniej błędów, więcej kontroli i realna oszczędność czasu.